O sistema de rastreabilidade implementado permite que, seja possível identificar cada lote a partir de cada produtor e em que cada operador subsequente pode identificar a origem e a quantidade recebida de cada produtor e manter separadamente todos os lotes de produto recebido;
Por outro lado, e a partir de cada central fruteira/unidade de preparação, é possível identificar os compradores, a quantidade e o destino dos produtos fornecidos;
É, portanto, possível estabelecer a correlação entre cada lote de produtos recebidos e cada lote de produtos comercializados.
Todas as explorações agrícolas, centrais fruteiras e quaisquer outros operadores têm que estar inscritos no Agrupamento – Associação de Produtores de Maçã de Alcobaça.
A inscrição significa que as explorações, centrais e demais operadores têm que preencher uma ficha de operador, contendo dados relativos à sua actividade, designadamente localização, a área, variedades plantadas, quantidades laboradas, câmaras frigoríficas existentes, tipo de transporte utilizado, etc.
É com base nestes elementos que o organismo encarregado da verificação da observância do caderno de especificações estabelece o seu plano de trabalho, o que compreende em primeira instância a garantia da origem dos produtos.
Assim, e de acordo com o tipo de operador, é obrigatória a existência de registos ou documentos, em versão papel ou electrónica, que evidenciem as datas de recepção e quantidades de cada variedade de maçã de Alcobaça entregues por cada produtor na central fruteira/unidade de preparação. É obrigatória a sucessiva actualização destes registos à medida que o produto é manipulado na central fruteira/unidade de preparação, ao longo das diversas fases de armazenamento, calibragem, embalamento ou processamento em diferentes formas de apresentação de Maçã de Alcobaça.
